AdmiNistre en forma segura y consistente, la documentación clave de sus obras
¿Será esta la última versión del plano de arquitectura?
¿Están respaldados los documentos claves, en caso de robo de mi notebook?
¿Dónde encuentro el documento que respalde el aumento de obra que debo facturar a mi mandante?
¿Quién aprobó la modificación de este procedimiento de calidad ISO?
¿Dónde encuentro la documentación que respalda el arbitraje?
La solución iconcretaDocs se creó como respuesta a varios problemas relacionados con el manejo y administración de documentos en la industria de la construcción.
Se trata de un portal web, específicamente diseñado para la administración y gestión documental. Fácil de utilizar y habilitado muy rápidamente. No requiere invertir grandes sumas de dinero o embarcarse en riesgosos y largos proyectos de informática.
La solución está basada en una tecnología estándar, que fue desarrollada y es mantenida por Microsoft. La misma aplicación que utilizan grandes, medianas y pequeñas compañías de todo el mundo, como es Microsoft Sharepoint.
Engloba todas las funciones de manejo documental para una empresa del sector construcción. Adicionalmente contiene una serie de buenas prácticas asimiladas a lo largo de más de 16 años de experiencia en la industria.
iconcreta Docs
Beneficios
- Cuente con un único repositorio de documentos para cada área y obra de la empresa.
- Asegure la vigencia de los documentos y administre su obsolescencia.
- Encuentre rápidamente los documentos que requiere, frente a una consulta o reclamo.
- Siempre tendrá el respaldo escrito a la mano, frente a una acción.
- Actualice sus normas de calidad y seguridad, controlando las versiones e incorporando aprobaciones para modificaciones.
- Respalde automáticamente los documentos, evitando costosas pérdidas de información.
- Administre una sola "versión de la verdad" en cuanto a los documentos de obra.
- Ordene, controle y respalde la gran cantidad de documentación que se genera en obra.
IconcretaDocs es un escritorio web diseñado para la gestión documental, pensado para empresas del sector construcción. Está listo para ser utilizado a través de internet, como un servicio cloud. No requiere implementación, ni inversiones en hardware, ni software.
Una plataforma Sharepoint de clase mundial, robusta, con el respaldo de Microsoft, configurada con el concepto de "escritorio por rol" (en que cada usuario sólo ve, edita o imprime lo que se permite, según su función). Así, las constructoras acceden a toda la documentación que se requiera, siempre a la mano y en cualquier lugar que cuente con acceso a internet.
Los usuarios se conectan para consultar o editar documentos, los cuales siguen reglas preestablecidas, que administran las interacciones que sean necesarias para garantizar la confiabilidad y seguridad de dicha información.
Funcionalidad disponible:
1. Gestión contractual con eL mandante
El objetivo es hacer seguimiento oportuno de cualquier incidencia que represente una desviación contractual potencial o inminente. Incluye las acciones respecto a la incidencia, que puede contemplar por ejemplo la notificación al mandante o a la inspección técnica o la iniciación de un juicio arbitral, que podría ocurrir incluso varios meses después de terminada la obra.
Así, se dispone de un repositorio electrónico de la documentación, de manera de poder fundamentar un eventual reclamo al mandante, por desviación contractual.
2. Gestión de documentos en obras
La gestión documental permite generar y utilizar de manera compartida y simultánea, documentos de diversos tipos, tamaños y formatos, que luego se requiere encontrar rápidamente, consultar y modificar por varias personas, durante toda la vida útil de una obra.
Lo anterior se logra, permitiendo la búsqueda de la documentación por medio de múltiples conceptos (metadata), validando su vigencia y versión y administrando automáticamente las ediciones simultáneas por parte de varios usuarios. Todo ello, con permisos según perfil de los usuarios.
3. PublicaciÓn de noRmativas ISO
Este módulo habilita la generación y actualización de la documentación relativa a normativas de calidad y seguridad. El objetivo es que dichos documentos estén a fácil disposición de quien los requiera, asegurando que se trata siempre de la última versión vigente.
Incluye un flujo de trabajo preestablecido y automático que administra la mantención de dicha documentación: desde la necesidad de producir un documento, la generación del borrador, su revisión y aprobación, luego la publicación del documento, la actualización de las normas o procedimientos y, finalmente, su retiro por obsolescencia.
